Seria a Comunicação, o segredo dos Líderes Intraempreendedores para enfrentar a crise?

Entenda como a comunicação pode combater os efeitos nocivos da crise.

Em épocas de crise o que não faltam são boatos, excesso de expectativas, o que além da própria crise podem afetar a empresa de forma negativa.

Uma empresa bem estruturada, via de regra possui algum sistema de gestão de crises, que as permitem prever crises e mitigar seus efeitos, mas existe um fator interno que pode ser avassalador se não conduzido de forma adequada, que é a comunicação assertiva com toda a equipe interna, fornecedores, parceiros, clientes e comunidades adjacentes.

Mesmo com todas as estratégias para criar planos de contingências para possíveis crises internas e externas, sempre existirão aquelas que lhes sairão fora do controle e a empresa precisará saber lidar com elas no momento em que acontecem, ou seja, antes que os efeitos cresçam como uma bola de neve. 

Um ponto que deve ser levado em consideração é de que a comunicação deve ser moldada à linguagem de cada público a que se destina, de maneira a trazer resultados positivos apesar da crise.

Você deve estar atento, por exemplo, ao clima organizacional em épocas de crise, pois seus próprios funcionários podem ser as primeiras pessoas a falarem mal da empresa pela própria insegurança que sentem e você deve estar preparado para estabelecer um diálogo informativo com seus funcionários e procurar obter feedback dos mesmos a respeito da situação.

Se você não consegue manter uma imagem positiva junto aos seus funcionários, sobre o como a empresa está enfrentando a crise, dificilmente o conseguirá fazer fora dos muros da empresa.

Uma boa prática para essa comunicação é estabelecer a partir do planejamento estratégico da empresa o que vai ser comunicado e de que forma.

Existem diversas formas de promover essa comunicação, algumas mais e outras menos dispendiosas financeiramente falando. Como em épocas de crise impera a lei dos cortes nos custos, você provavelmente vai ter que optar por soluções mais econômicas, como por exemplo comunicar em murais, diálogos semanais com os gestores, café com os gestores, jornais internos, e-mails, etc.

No caso da prática de diálogos com os gestores, nesse dia devem ser enfatizados os pontos positivos e conquistas realizadas no período desde a última reunião, e também relatar os problemas que foram encontrados em cada área e colocar em debate ideias para solucionar esse problemas.

Mas, para que isto funcione é fundamental que a alta direção esteja envolvida nesse processo, pois ainda existem empresas onde os colaboradores não sabem quais são as metas da empresa, quer sejam metas para o ano, semestre ou mês, e para evitar este tipo de situação todo o processo deve começar no planejamento estratégico, se desdobrar para o plano tático que diz respeito aos meios de como realizar o plano estratégico e finalmente para o plano operacional que o executará.

Se você não tiver essas cadeias envolvidas, existe a probabilidade de alguns funcionários na organização, alegarem desconhecimento das metas de contingência perante a crise, e isto pode acontecer por falhas no sistema de comunicação adotado, como por exemplo, falta de reuniões semanais de comunicação, ou ainda por não ter uma carta da alta direção para cada funcionário da empresa informando onde cada um está envolvido no planejamento estratégico.

Uma outra solução para isto é por exemplo, criar uma forma didática de se abrir o balanço da empresa de forma periódica para divulga-la aos funcionários em todos os níveis organizacionais, para que os mesmos entendam em que direção a empresa está caminhando para atingir os resultados esperados, mas para isto, deve existir uma mudança de mentalidade  no sentido de comunicar o que realmente está acontecendo com a empresa, tomando para isto as devidas precauções com relação a confidencialidade de algumas informações.

Na prática, via de regra acontece que a alta direção tem a consciência de que esse tipo de comunicação deva existir, mas ao mesmo tempo existe um paradigma onde essa alta direção não quer investir em projetos de comunicação, principalmente em épocas de crise, porque entendem essas ações como gastos.

Existem alguns casos no mínimo curiosos, onde a empresa investe por exemplo em campanhas para estimular as vendas na crise, até consegue exito nessa ação, mas muitas vezes não sabe se a equipe interna está preparada para atender essa demanda, porque de alguma forma existiram falhas na comunicação interna, bem como falhas no feedback em ambas as direções, o que fatalmente implica em quebra da sinergia.

Portanto antes de disparar ações externas, tenha certeza que seu público interno está ciente do que vai ser feito, quais são suas responsabilidades e se estão preparados para agir.

Para que sua empresa faça um plano de comunicação com o menor investimento possível, ela deve iniciar com ações alinhadas ao planejamento estratégico da empresa e se não possuir este planejamento, deverá fazê-lo imediatamente.

Em seguida para que esse plano comece a acontecer, a empresa deve comunicar o planejamento estratégico com o público interno e externo, envolvendo os fornecedores e a comunidade em que está inserida.

Isto pode ser feito começando por exemplo com pequenas reuniões com os grupos de trabalho que podem evoluir para o envio de e-mails informativos, onde os funcionários recebam todas as informações.

Observe que o processo deve ser iniciado pela alta direção, mas com a evolução dos trabalhos é importante que essa alta direção passe a delegar essa função a um multiplicador desse processo.

As ferramentas de comunicação após implantadas deverão ir crescendo ao longo do tempo, como por exemplo no casos do diálogo de comunicação, pode-se evoluir para e-mails configurados em forma de newsletter, informando as novidades do dia, podendo na sequência evoluir para um mural com layout que se destaque no ambiente interno da empresa, tudo depende de criatividade e análise do impacto positivo que cada tipo de ação gera na equipe.

Outras possibilidades são editar um jornal interno, e na evolução do sistema de comunicação, pensar em interagir com seu público interno por exemplo através da voz, com gravações de mensagens em áudio no computador e disponibilizá-las para a equipe nomeando-as como "Recado do Presidente", "Recado do gerente", enviando-as para os computadores dos funcionários, ou se houver recursos disponíveis, utilizar a gravação num sistema de áudio interno da empresa para atingir a todos os funcionários, deixando no final do áudio uma chamada para que as pessoas que desejarem maiores esclarecimentos entrem em contato com o responsável pela comunicação. 

Isto pode ser feito com um simples microfone e um programa de áudio que pode ser baixado pela internet, sem grandes custos.

Mas um ponto não menos importante no processo de comunicação, é estimular os funcionários a falarem, e isto pode ser feito por exemplo solicitando aos mesmos que interajam com a mensagem ouvida, enviando através de e-mails, telefone, redes sociais internas, ideias que agreguem valor à comunicação feita, e informando-os também sobre a possibilidade de que tanto o funcionário como a ideia podem vir a ser por exemplo mencionados no próximo jornal interno da empresa.

Note que todas essas formas de comunicação devem ir evoluindo conforme o porte da empresa.

Um dos principais ganhos de um bom sistema de comunicação está no fato de ser algo preventivo e de refletir no clima organizacional, mesmo em épocas de crise onde a transparência e a seriedade das informações são essenciais para equilibrar esse clima organizacional.

Procure ser pró-ativo, comunique sempre de forma assertiva e preventiva, elimine boatos, fofocas e inseguranças por falta de informações confiáveis.

Abraços

Herbert E. A. Silva

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